Cara Menciptakan Surat Massal (Mail Merge) Ms. Word 2010

MEMBUAT SURAT MASSAL (MAIL MERGE) PRAKTIS DI MS. WORD 2010 bisa kita awali dengan menyiapkan terlebih dahulu data pokok yang hendak kita pakai. Misalnya Nama, Alamat, Nomor Telefon dan lain sebagainya yang dirasa perlu kita cantumkan.

Sebenarnya apaan sih mail merge itu? mail merge ialah kemudahan yang disediakan oleh Microsoft Word untuk menciptakan surat masal. Misalnya kayak gini. Kamu mau reunian sama sobat seangkatan, trus kau mau mencetak usul lengkap dengan namanya satu persatu. Lha yo niscaya capek to ya...nek temenmu ada 500-an orang, udah gitu kau juga harus ngepasin dulu alamatnya satu persatu, ngecek lagi nomor telefonnya satu-satu, dapat sampe ubanan kali...hehehe..

Nah, kalau kau pake mail merge, kau tinggal bikin satu surat masternya, kemudian siapkan datanya, siapkan printer, trus enter...udah deh...tinggal tidur, bangun-bangun udah jadi.

Oke..lanjut....

#1

Bikin dulu surat contohnya ibarat ini: 
___________________________________________________________________________________

PANITIA REUNI AKBAR

SMA NEGERI 1 GRESIK

ANGKATAN 2010

___________________________________________________________________________________

                                                                                                  Gresik, 30 Maret 2013

Kepada Yth: …..................
               di …...................
 
Assalamualaikum wr.wb.
Setelah sekian usang kita terpisah mencari jati diri masing-masing, jadi teringat masa-masa Sekolah Menengan Atas silam. Banyak cerita, banyak kenakalan, dan banyak kenangan disana. Oleh karenanya, kami selaku Panitia Reuni Akbar Sekolah Menengan Atas Negeri 1 Gresik Angkatan 2010 akan menyelenggarakan reuni pada :
Hari                : Ahad
Tanggal           : 7 April 2013
Tempat           : Aula Gedung Serba Guna SMAN 1 Gresik
Acara             : Temu kangen dan pembentukan kepengurusan Ikatan Alumni
Hiburan          : OVeJe
Kontribusi      : Rp100.000.00 Transfer via Rek. Jak Bank No. 987654432

Sekian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Ketua Panitia


Andre Taudadi

________________________________________________________________________________________

#2

buat latihan Kita siapin dulu data beberapa sobat yang mau diundang. Misalnya

1. Sule Sutisna di Bandung
2. Edi Supono  di Jakarta
3. Nunung        di Solo
4. Desta           di Bandung
5. Aziz              di Jakarta

Nama-nama ini akan kita setting untuk mengisi titik-titik ibarat pada surat diatas.

Kepada Yth:
                di

#3

 Masuk ke sajian Mailing pada Ms. Word 2010 kemudian pilih Start Mail Merge

Keterangan:

Letter untuk menciptakan surat masal
E-mail Messages untuk menciptakan surat elektronik masal
Envelope untuk menciptakan amplop
Label untuk menciptakan label alamat
Direktory untuk menciptakan direktori






#4
Kali ini kita pilih Surat masal. maka pilih (klik) Letter. Selanjutnya kita pilih Type New List. Mengapa menentukan ini?

Memilih Type New List ialah untuk menciptakan surat masal dengan memakai dukungan Visual Basic. Cara lain dapat memakai kombinasi Ms. Word dan Excel tetapi ngekliknya bukan di Type New List tetapi di Use Existing List.

Pilih saja kali ini Type New List

#5
Tampilan inilah yang muncul. Kamu isi saja Title, First Name, Last Name, Company Name...dst. Apa harus diisi semua? Enggak lah...isi saja yang kau anggap perlu diisi.

Lakukan editing seperlunya. Masuk ke Customize Column. klik dan akan muncul ibarat ini

Disitu kau dapat melaksanakan editing sederhana.

Add untuk menambah data Field personal baru
Delete untuk menghapus data Field
Rename untuk mengganti nama Field

saya delete banyak field saya sisakan 2 dan saya rename jadi nama dan alamat

#6
Isi manual formulir  New Addres List. Untuk menambah nama gres klik New Entry dan untuk menghapus pilih Delete Entry

isi manual dan kalau sudah klik OK

 Otomatis akan muncul tampilan berikut

Kasih nama dan simpan di drive yang anda ingin

 
 



Oke. Data kita sudah tersimpan. Ingat! data yang kita bikin hanya sampel saja. Kalau kalian ada 500 ya diketik semua ya...... :-D
#7
Selanjutnya klik lokasi yang akan kita kasih data nama dan alamat pada surat yang tadi sudah kita buat. 
Klik Insert Merge Field... disitu ada data Field yang sudah kita buat tadi. 

 

Letakkan kursor pada lokasi kosong setelah Kepada Yth:    klik Insert, Merge Field yang Nama

Letakkan kursor pada lokasi kosong di dengan Alamat

Hasilnya ibarat ini

Perhatikan! biarkan suplemen isyarat yang muncul di sekitar Nama dan Alamat tetap ibarat itu. Jangan dihapus. Klik Preview Result untuk melihat hasilnya.

Wuih...iso ngono kok....jos ah..hehehe

Setelah kau preview akan muncul semua nama yang kau telah buat mail merge nya... klik tanda next (segitiga biru samping kanan dan kiri) untuk melihat hasil yang lain. gimana? Beres to? 

#8

Kalau mau mencetak, tinggal klik Finish and Merge kemudian muncul kotak pilihan print document

Sudah deh...tinggal pilih mau ngeprint yang mana?

All untuk mencetak semua dokumen

Current record untuk mencetak halaman yang sedang dibuka

From.... To....... untuk mencetak rentang halaman tertentu....

Tinggal Maen sebentar.....asal printermu sehat wal afiat.....semua kerjaan ngepaske surat sudah beres tanpa ngrepotin.... 

Selamat Mencoba :)